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Cuando una organización introduce un cambio con un proyecto o iniciativa, ese cambio debe gestionarse de forma eficaz tanto desde el punto de vista técnico como desde el de las personas.

Un enfoque del lado técnico asegura que el cambio se diseñe, desarrolle y entregue de manera efectiva. La disciplina de la gestión de proyectos proporciona la estructura, los procesos y las herramientas para que esto suceda. Un enfoque del lado de las personas asegura que el cambio sea comprometido, adoptado y utilizado por los empleados que tienen que hacer su trabajo de manera diferente como resultado del proyecto. La disciplina de la gestión del cambio proporciona la estructura, los procesos y las herramientas para que esto suceda.

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Propuesta de valor unificado de Prosci

Tanto la gestión de proyectos como la gestión del cambio tienen como objetivo aumentar la probabilidad de que los proyectos o iniciativas brinden los resultados y resultados previstos. Aunque cada disciplina puede funcionar de forma independiente, el enfoque más efectivo es integrar la gestión del cambio y la gestión de proyectos para crear un enfoque unificado para implementar el cambio en ambos frentes.

Valor de integración

La integración de la gestión del cambio y la gestión de proyectos crea valor en un proyecto o iniciativa determinada por varias razones:

Objetivo compartido

Cuando la gestión de proyectos y la gestión del cambio están integradas, los esfuerzos de ambos pueden enfocarse hacia un único objetivo: mejorar el desempeño de la organización mediante la implementación exitosa de un cambio que entregue los resultados y resultados esperados.

Pasos proactivos

Cuando la gestión del cambio se integra en los pasos de la gestión del proyecto, los esfuerzos para gestionar el lado humano del cambio pueden identificar y mitigar los riesgos de una manera más proactiva, abordar los obstáculos y la resistencia previstos, y generar compromiso y aceptación del cambio.

Secuenciación y Alineación

Cuando se integran las actividades técnicas y las actividades de las personas, se pueden tomar los pasos correctos en el momento correcto en el ciclo de vida del proyecto para ayudar a los empleados a adoptar el cambio y producir los resultados correctos para el proyecto.

Intercambio de información

La integración de las actividades de gestión de cambios y gestión de proyectos mejora el flujo de información. En la parte delantera, el enfoque integrado ayuda a garantizar que los empleados afectados reciban los mensajes adecuados. En el back-end, ayuda a garantizar que el equipo del proyecto reciba comentarios efectivos sobre la adopción, el uso y la reacción al cambio.

Dimensiones de la Integración

La integración de la gestión del cambio y la gestión de proyectos puede tener lugar en numerosas dimensiones . Las cuatro dimensiones comunes de la integración son:

Dimensión de personas

Diseñar la relación entre el equipo del proyecto y el recurso o recursos dedicados a la gestión del cambio, integrando al nivel de “quién está haciendo el trabajo”. En los términos más simples, los recursos de gestión del cambio se ubican en el equipo del proyecto o fuera de él en apoyo del equipo.

Dimensión del proceso

Secuenciar y alinear las actividades del lado técnico con las actividades del lado de las personas, integrando al nivel de “qué trabajo se está haciendo”. La dimensión del proceso tiene un papel clave para determinar cuándo comienza la gestión del cambio durante el ciclo de vida del proyecto.

Dimensión de la herramienta

Identificar herramientas particulares que se pueden ampliar para incluir tanto un componente técnico como un componente del lado de las personas, integrando al nivel de “qué herramientas se utilizan para hacer el trabajo”. Las evaluaciones de riesgos y los planes de comunicación son dos herramientas comunes que se pueden integrar de manera efectiva.

Dimensión Metodológica

Crear un conjunto común de pasos aplicados por cualquier proyecto que aborde tanto el lado técnico como el lado humano del cambio. Hay valor en un enfoque integrado de entrega de proyectos que aborde tanto los elementos técnicos como de personas, pero establecer una metodología única para todos también tiene riesgos potenciales.

Datos sobre Integración

Con el valor de integrar la gestión del cambio y la gestión de proyectos y las dimensiones de integración establecidas, la pregunta sigue siendo: ¿Qué impacto tiene la integración de estas dos disciplinas en el cumplimiento de los objetivos de un proyecto? En las Mejores prácticas en gestión del cambio de Prosci, 11.ª edición , el 47 % de los participantes que integraron la gestión del cambio y la gestión de proyectos en su proyecto cumplieron o superaron sus objetivos.

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Requisitos previos para una integración eficaz

Incluso cuando la gestión de cambios y la gestión de proyectos se aplican a un cambio, es posible que no estén necesariamente integrados. Se deben cumplir varios requisitos previos importantes para que se produzca la integración de la gestión de cambios y la gestión de proyectos. Estos requisitos previos incluyen:

1. Centrarse en los resultados y resultados

Para que ocurra una integración significativa, el equipo del proyecto debe estar enfocado, ser responsable y rendir cuentas por la entrega de resultados y resultados. Si el equipo del proyecto solo es responsable de “pulsar el interruptor” o alcanzar una fecha de lanzamiento, la integración es difícil. Asimismo, los miembros del equipo de gestión del cambio deben definir y evaluar su propio éxito en términos de lograr los resultados y resultados del proyecto, y no simplemente en términos de ejecutar actividades de gestión del cambio (es decir, número de comunicaciones entregadas o número de empleados capacitados). Este enfoque compartido en los resultados y resultados es la piedra angular para integrar con éxito el lado técnico y el lado humano del cambio.

2. Reconocimiento del papel y el valor de la gestión del cambio

Antes de que pueda ocurrir la integración, una organización debe reconocer el papel de la gestión del cambio y su valor como un componente crucial de la entrega del proyecto. Esto significa que los profesionales del cambio deben presentar argumentos a favor de la gestión del cambio que se conecten directamente con el éxito del proyecto o iniciativa. Puede hacer esta conexión de muchas maneras. Lo que importa es demostrar que la aplicación de la gestión del cambio tiene un impacto directo en la obtención de beneficios y el logro de los resultados y resultados deseados.

3. Enfoque estructurado y riguroso para la gestión del cambio

La gestión de proyectos aporta un proceso estructurado y un conjunto de entregables al aspecto técnico del cambio. La gestión del cambio también debe traer un proceso estructurado y un conjunto de entregables al lado humano del cambio. Sin estructura y rigor, es difícil integrar las actividades de gestión del cambio en un enfoque de ejecución de proyectos. Además, un enfoque estructurado y riguroso para administrar el lado humano del cambio aumenta la credibilidad y la accesibilidad con patrocinadores, gerentes de proyectos y equipos de proyectos.

El éxito de un proyecto o iniciativa es el resultado de una solución diseñada, desarrollada y entregada de manera efectiva que es aceptada, adoptada y utilizada por los empleados afectados. La gestión de proyectos y la gestión del cambio son disciplinas complementarias con un objetivo común. Cuando se integran en la entrega de un proyecto o iniciativa, la gestión de proyectos y la gestión del cambio juntas brindan un enfoque unificado para lograr los resultados y resultados deseados del cambio organizacional.

Contenido  tomado de https://www.prosci.com/resources/articles/integrating-change-management-and-project-management

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