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¿Cómo presenta la gestión del cambio a las partes interesadas de un proyecto que está apoyando? Aprovechar las 4P (proyecto, propósito, detalles y personas) es una excelente manera de ayudar a cualquier audiencia a ver la conexión entre la gestión del cambio y el logro de resultados. 

El ejercicio de las 4 P es una actividad que puede completar en cualquier momento y en cualquier lugar para iniciar una discusión sobre la gestión del cambio. Todo lo que necesita es una hoja de papel y un proyecto o iniciativa organizacional que le interese a su audiencia.

Conecte la gestión del cambio al éxito del proyecto 

En lugar de comenzar la conversación describiendo qué es la gestión del cambio , el marco de las 4P le permite comenzar con un análisis simple sobre la naturaleza del cambio y su proyecto específico para demostrar por qué la gestión del cambio es fundamental para el éxito. 

El objetivo es demostrar las conexiones entre el proyecto, los resultados previstos y los grupos de empleados que se verán afectados por el esfuerzo de cambio mientras se identifican lenta y decididamente cuatro elementos clave del cambio. 

Lo más importante que puede hacer es permitir que su audiencia establezca esta conexión por sí misma. Aunque suene a sentido común, el impacto puede ser significativo. Guiar a los líderes de proyecto, equipos de proyecto, gerentes sénior y patrocinadores de cambio a través del proceso a continuación ayuda a crear el “¡ajá!” momento que no se puede lograr simplemente explicando la importancia de la gestión del cambio. 

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Pasos para completar el ejercicio de las  4 P 

Paso 1. Crear columnas 

El ejercicio es una construcción simple. Comience creando cuatro columnas en una hoja de papel en blanco. Si está facilitando esto como una discusión grupal, puede usar una pizarra blanca o un rotafolio. También puede hacer que cada persona cree sus propias columnas en una hoja de papel frente a ellos. 

Paso 2. Identificar el proyecto 

Comience haciendo que su audiencia etiquete la primera columna como Nombre del proyecto. Haga que su audiencia elija un proyecto con el que estén familiarizados y que sea importante para ellos y escriba el nombre en la primera columna. ¿Cuál es el proyecto en el que estamos pensando? Por ejemplo, Global ERP, Supply Chain Optimization, eBenefits 2.5, Create PMO, etc. 

Paso 3. Identificar el propósito 

A continuación, etiquete la columna dos como Propósito . Haga que su audiencia escriba los objetivos específicos o los resultados esperados del proyecto. ¿Por qué estamos haciendo este proyecto en primer lugar ? ¿Cuál es el beneficio para la organización? Por ejemplo, reduzca los costos, aumente los ingresos, mejore los márgenes, introduzca un nuevo producto, reasigne el inventario, optimice los procesos comerciales, fusione partes de la organización, implemente una fuente de datos unificada para toda la organización o implemente prácticas comerciales comunes. 

Paso 4. Identificar los detalles 

Etiquete la tercera columna como Detalles . En esta columna, escriba exactamente lo que cambiará en la organización, es decir, los elementos básicos del cambio. Documente los impactos específicos en los procesos comerciales, sistemas, herramientas, roles de trabajo o estructuras organizacionales. Realmente trabajo para describir lo que será diferente en el futuro. 

Paso 5. Identificar a las personas 

Haga que su audiencia etiquete la columna final Personas . Identifique quién en la organización tendrá que cambiar su forma de trabajar. ¿Qué actividades cotidianas se verán afectadas por este proyecto? ¿Quién hará las cosas de manera diferente después de que se implemente el proyecto? Responder “todos” no es suficiente. Tienes que ser específico. 

Paso 6. Crea el contexto 

Las cuatro columnas en el ejercicio Proyecto-Propósito-Detalles-Personas y, lo que es más importante, el proceso de completar cada columna, ayuda a crear contexto para el proyecto. Vincula el proyecto a por qué está sucediendo, qué cambiará específicamente y quién se verá afectado por el cambio. 

Paso 7. Haz la conexión 

La conexión entre las columnas es la clave. Cuando utiliza el ejercicio con un equipo de proyecto, los obliga a pensar en los impactos individuales de su proyecto o iniciativa. Si no gestionamos el lado humano del cambio , realmente no importa qué cambios específicos se desarrollen (Detalles), porque no se adoptarán de manera efectiva. Y si las personas no adoptan el cambio y ajustan la forma en que realizan su trabajo diario, en última instancia, no lograremos los beneficios que estamos buscando del proyecto (Propósito). El retorno de la inversión no se realizará. El proyecto no dará resultados. 

Paso 8. Gestión del cambio de puesto 

Una vez que su audiencia comprenda las conexiones, querrá posicionar la gestión del cambio como la solución. Podría decir algo como: “Gracias por ayudarme a comprender mejor la iniciativa y los grupos afectados por este esfuerzo. Ahora que tenemos un inventario de quién debe adoptar el cambio para que el proyecto tenga éxito, puedo comenzar a crear planes de gestión de cambios “. y actividades para involucrar activamente a estos grupos”. 

LAS 4 P’S Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO 

En una sola hoja de papel, este ejercicio le permite establecer la conexión entre el proyecto, los resultados previstos, los cambios técnicos específicos y las personas y grupos que deben adoptar el cambio. Ayudar a un equipo de proyecto a identificar e inventariar qué empleados tienen que hacer su trabajo de manera diferente es un ancla importante y un punto de partida para posicionar de manera efectiva la gestión del cambio. 

 ESCRITO POR Tim Creasey es el director de innovación de Prosci y un líder mundialmente reconocido en la gestión del cambio. 

Fuente: https://blog.prosci.com/connecting-change-to-business-results-4-ps-exercise

 

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