El reciente proyecto de optimización para la empresa DOLKA SAS liderado por la consultora IDEUSS SAS y e IMK Global, representa un modelo de referencia sobre cómo la automatización inteligente y la unificación de sistemas pueden transformar la cadena de suministro.
El Desafío Operativo
El proyecto nació con el objetivo de realizar un diagnóstico integral del sistema de inventarios de DOLKA SAS para optimizar el manejo de materias primas, productos en proceso y productos terminados. El alcance fue ambicioso, abarcando desde la gestión de proveedores y compras hasta la trazabilidad técnica mediante codificación y la integración de herramientas tecnológicas.
Un punto crítico identificado fue la necesidad de centralizar la operación, dado que la empresa gestionaba ventas a través de múltiples canales, incluyendo una tienda en WooCommerce (programada para migrar a Shopify) y otra ya existente en Shopify, todas vinculadas al ERP Siigo Nube.
Estrategia de Implementación: Un Enfoque en Tres Etapas
La consultoría se ejecutó en un periodo de seis semanas, divididas en fases estratégicas para garantizar una transición fluida antes de los picos estacionales de venta.
- Diagnóstico y Requerimientos (Semanas 1-2): Se realizó un levantamiento presencial en Barranquilla para documentar procesos, evaluar el estado de la codificación actual y realizar un análisis FODA del sistema. Se identificó la infraestructura adecuada y el personal capacitado como fortalezas, frente a debilidades en la estandarización y trazabilidad.
- Estandarización y Selección de Herramientas (Semanas 3-4): Se procedió a actualizar la base de datos de productos (códigos, referencias y descripciones) y se implementó el uso de códigos de barras. En esta etapa, se seleccionó el software SwiftCount como la solución de WMS (Warehouse Management System) para controlar los almacenes.
- Integración y Puesta en Marcha (Semanas 5-6): La fase final se centró en la conexión técnica vía API entre el WMS, las tiendas Shopify y el ERP Siigo Nube. Esta integración permite que el flujo de datos sea bidireccional, asegurando que los niveles de inventario estén sincronizados en tiempo real en todas las plataformas.
Innovación en la Gestión de Almacenes
La implementación del WMS SwiftCount introdujo capacidades avanzadas en la operación de DOLKA SAS. El personal recibió capacitación en áreas vitales como:
- Gestión de Flujos: Procesos de picking, despacho, transferencias y recepción con lectores de códigos de barras.
- Control de Producción: Registro de consumos de materia prima y entrada de producto terminado con trazabilidad total de lotes.
- Inteligencia de Negocios: Uso de tableros de control (dashboards) y análisis de KPIs para la toma de decisiones basada en datos.
Recomendaciones Estratégicas para la Sostenibilidad
Para asegurar el éxito a largo plazo, IDEUSS SAS e IMK Global establecieron directrices estrictas sobre la disciplina operativa. Entre ellas se destaca la obligatoriedad de registrar todos los movimientos en tiempo real para evitar discrepancias entre el inventario físico y el digital.
Asimismo, se reestructuró el flujo de compras y producción. Las órdenes de compra deben centralizarse en la gerencia y vincularse directamente en Siigo, mientras que las órdenes de producción deben gestionarse mediante «Notas de Ensamble» para garantizar un cierre de costos contable preciso, incluyendo costos indirectos de fabricación (CIF) y servicios de terceros.
Finalmente:
El proyecto de DOLKA SAS demuestra que la integración de un ERP robusto con un WMS especializado y canales de e-commerce no solo reduce errores operativos, sino que dota a la organización de la agilidad necesaria para escalar. Con la salida en vivo programada para mediados de diciembre, la compañía se posiciona con un sistema de inventarios blindado, trazable y, sobre todo, inteligente.
La implementación tecnológica en DOLKA SAS funciona como la sincronía de una orquesta filarmónica, donde el ERP Siigo actúa como la partitura maestra y el WMS SwiftCount como el director que marca el tiempo exacto de cada movimiento en bodega. Al igual que un músico que debe seguir la nota en tiempo real para no romper la armonía, el personal de la empresa debe registrar cada insumo y producto con precisión quirúrgica, asegurando que la melodía operativa —desde la materia prima hasta la venta final en Shopify— suene sin fisuras ni notas discordantes en el inventario
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