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En el caso de la digitización y la digitalización, dos letras marcan la diferencia. Esto no es simplemente una cuestión de juego de palabras, es una cuestión de alcance y valor potencial para su negocio. Comprender las distinciones entre estos dos enfoques es fundamental a medida que la transformación digital cobra impulso y las empresas avanzan hacia las tecnologías digitales para mejorar la visibilidad y eliminar las ineficiencias en sus operaciones. 

Aquí, pretendemos dar una explicación sencilla tanto de la digitización como de la digitalización, ofreciendo ejemplos de cada uno. Luego exploraremos por qué vale la pena diseñar una estrategia para la digitalización de procesos. Comencemos con la definición de cada uno: 

  1. Digitización: conversión de datos a un formato digital

La digitización describe y comprende la conversión pura de analógico a digital de datos y documentos existentes. Piense en escanear una fotografía o convertir un informe en papel a PDF. Los datos en sí no se modifican, simplemente se codifican en un formato digital. 

La digitización puede generar beneficios de eficiencia cuando los datos digitalizados se utilizan para automatizar procesos y permitir una mejor accesibilidad, pero la digitizacion no busca optimizar los procesos o los datos. 

  1. Digitalización: Proceso de transformación de su modelo de negocios mediante lo digital

Como lo define Gartner, la digitalización es “el uso de tecnologías digitales para cambiar o modernizar un modelo de negocio empresarial y proporcionar nuevos ingresos y oportunidades de generación de valor; es el proceso de pasar a un negocio digital”. La digitalización va más allá de la digitización, aprovechando la tecnología de la información digital para transformar por completo los procesos de una empresa: evaluar, rediseñar y reimaginar la forma en que hace negocios. 

Si la digitización es una conversión de datos e información, la digitalización es una transformación. Más que digitalizar los datos existentes, la digitalización abarca la capacidad de la tecnología digital para recopilar datos, establecer tendencias y tomar mejores decisiones comerciales. 

Como resumen podemos afirmar que digitizariamos documentos, pero digitalizaríamos una fábrica. En lo que respecta a los informes, digitizaria un informe, pero también digitalizaría el proceso de recopilación de datos y los flujos de trabajo de su organización. 

Que y cuales son las tecnologías digitales y emergentes 

Son todas las herramientas tecnológicas, tecnologías emergentes, sistemas automáticos, dispositivos, recursos tecnológicos y de analítica de datos, que generan, almacenan y procesan información. 

Estas tecnologías permiten: 

  • Automatizar procesos, simplificar labores y desarrollarlas en un tiempo reducido 
  • Aumentar la productividad 
  • Mejorar la comunicación y colaboración 
  • Procesar una gran cantidad de datos 
  • Crear sistemas que imitan el funcionamiento de la mente humana 
  • Fomentar la innovación 

Su uso ha producido el cambio y transformación de diversos aspectos de la vida, como la economía, el trabajo, la salud, la industria, la educación, etc., además de haber ayudado a solucionar problemas públicos y la calidad de vida de las personas. 

Tecnologías emergentes 

Son las tecnologías digitales capaces de generar soluciones innovadoras, que conforman la industria 4.0. Combinan técnicas avanzadas de producción y operaciones con tecnología, generando un impacto en el ecosistema digital, las organizaciones y las personas. 

Algunas tecnologías digitales emergentes o disruptivas son: 

  • Inteligencia artificial 
  • Robótica 
  • Blockchain 
  • Criptomonedas 
  • Internet de las cosas 
  • Realidad aumentada 
  • Analítica aumentada 
  • Metaverso  
  • Ciberseguridad 
  • Dispositivos vestibles o wearables 
  • Tecnologías cognitivas 
  • Nanotecnología 

Ejemplo de Una estrategia de digitizacion de documentos para su negocio 

Existen y están disponibles soluciones que contienen todas las funciones integradas necesarias para almacenar documentos clave (p. ej., planes de seguridad, planos), recopilar datos clave (p. ej., informes, marcar problemas) y analizar esos datos para mejorar la visibilidad y la inteligencia empresarial. Todos los documentos y datos se almacenan en una ubicación digital segura, donde se puede acceder a ellos en cualquier lugar y en cualquier momento desde un dispositivo conectado a Internet. 

Un ejemplo de Una estrategia de digitalización de procesos de documentos para su negocio 

Asi mismo, existen y están disponibles soluciones para la digitalización para sus procesos, en lugar de solo recopilar y documentar sus informes en formato digital (digitizacion), las soluciones le permiten obtener información y eficiencias de esos datos mediante el seguimiento de problemas y la ejecución de resúmenes de datos (digitalización), puede usarse aplicaciones de integración APIs para integrarse con sus bases de datos heredadas y de administración para mostrar cómo puede aprender de estos datos y usarlos para actualizar estrategias futuras. 

Estas soluciones ayudan a las organizaciones a adoptar un enfoque digital primero para informar, transformar y mejorar la forma en que abordan los informes para maximizar los beneficios de la tecnología digital. 

Un ejemplo de digitalización para marcar, rastrear y resolver problemas en campo 

Para ilustrar cómo se ve la digitalización de procesos en la práctica, centrémonos como ejemplo en un proceso de seguimiento de problemas, una empresa necesitaba una mejor manera de marcar, rastrear y resolver problemas de manera consistente en todos sus activos y proyectos en campo. En lugar de simplemente convertir su proceso de seguimiento de problemas actual a un formato digital, se aprovechó el poder de la tecnología digital para repensar y transformar la forma en que rastrean y resuelven los problemas a medida que surgen. El proceso digital de seguimiento de problemas ha demostrado ser tan útil que se ha popularizado. 

Se configuro la función para que un inspector pudiera identificar de manera única cada problema en el plano o dibujo isométrico digital mientras completa un informe, adjuntando tantas fotos como sea necesario para que un administrador entienda el problema. Un inspector podría indicar el tipo y la gravedad de un problema y programar cualquier mantenimiento necesario sin salir de la aplicación. Una vez que se ha marcado un problema, los usuarios administradores pueden verlo inmediatamente y agregar las notas que puedan tener. Cada acción correctiva recomendada se divide en su propio informe, por lo que los usuarios administradores pueden rastrear fácilmente un problema hasta su resolución. 

Debido a que estos datos se recopilan digitalmente, es fácil filtrarlos, descargarlos y analizarlos según sea necesario. Puede ordenarse por período de tiempo, tipo, gravedad y proyecto, y dado que la información se ingresa de manera objetiva y consistente, sirve como un punto de estandarización en toda su organización. Estos datos se pueden usar para ejecutar una tabla dinámica y establecer tendencias, ingresar a la base de datos de administración de activos de su organización y usar herramientas RBI para actualizar la estrategia o, de la mejor manera, le permite aprender de los datos y prevenir problemas en el futuro. 

La solución planteada de seguimiento de problemas ciertamente facilitó el seguimiento, la resolución y el análisis de los datos de problemas, pero la verdadera marca de una estrategia de digitalización es la oportunidad de aumentar la eficiencia y los ingresos. Después de revisar el impacto de la función en esta empresa, se descubrió que redujo la preparación de la inspección, la ejecución, la creación de informes y la asignación de puntajes de riesgo en un 33 % a nivel mundial. Su implementación también resultó en un ahorro estimado de $1.5 a 2.3 millones de dólares fuertes por instalación problemas aquí. 

La anterior descripción de un proceso digital de seguimiento de problemas es solo un ejemplo de cómo pueden transformarse los flujos de trabajo en toda una organización. Al eliminar las barreras entre el campo y la oficina, la organización trabaja de manera más integrada y eficiente en todos los procesos. Para obtener más información e identificar si su organización podría beneficiarse de una estrategia de digitalización de procesos, no dude en comunicarse con nuestro equipo. 

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Fuente: Mitrovich. Technology Group

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